Intervjufrågor för rollen som administrativ chef

Vad säger verksamheten om er administration: att den hjälper eller att den står i vägen? Den administrativa chefens jobb är att svaret ska bli det första. Rollen samlar ofta registratur, dokumenthantering, lokalfrågor, ärendeprocesser och ett team av administratörer, ibland i offentlig förvaltning med lagkrav på varje steg. Det är en ledarroll förklädd till stödfunktion, och intervjuerna ska behandla den som en ledarroll.

Fråga om förändring, inte bara förvaltning

De flesta som söker rollen kan förvalta en fungerande administration. Färre kan lyfta en som halkat efter: digitalisera pappersflöden, förenkla ärendevägar och samtidigt behålla medarbetare som arbetat likadant i femton år. Be kandidaten beskriva en administrativ process den faktiskt förändrat: utgångsläge, motstånd, resultat. Lyssna särskilt på hur medarbetarna behandlades i förändringen. Den som bara pratar system har missat halva jobbet.

Frågorna jag rekommenderar

• Vilken administrativ process är du mest stolt över att ha förenklat, och vad togs bort?
• Hur mäter du om din administration fungerar, mer än att inga klagomål kommit in?
• Berätta om en medarbetare som motsatte sig en förändring. Hur agerade du?
• Hur prioriterar du när verksamheten vill ha service och regelverket kräver kontroll?
• Vad gör du åt en rutin som finns för att den alltid har funnits?

Frågan om mätning avslöjar ambitionsnivån. Starka kandidater pratar om handläggningstider, svarstider och verksamhetens upplevelse. Svaga pratar om att det brukar flyta på.

Balansen mellan ordning och service

Administrativa chefer misslyckas oftast på en av två motsatta vägar. Antingen blir allting regler: administration som säger nej, kräver blanketter och skyddar sig själv. Eller så blir allting service: snabba undantag tills strukturen eroderat och revisionen anmärker. Den fjärde intervjufrågan i listan finns för att pröva just detta. Ett bra svar erkänner spänningen och beskriver hur kandidaten hanterar den i konkreta fall, till exempel genom att skilja på var lagen är absolut och var praxis går att förenkla.

Involvera till sist teamet som ska ledas. Ett kort möte mellan slutkandidat och några blivande medarbetare kostar en timme och förebygger månader av friktion. Administratörer vet ofta exakt vilken sorts chef de behöver, och deras frågor till kandidaten brukar vara skarpare än ledningens. Det är en timme som betalar sig många gånger om under de kommande åren.