Misstagen när du rekryterar kontorskoordinator

Det börjar nästan alltid likadant. Bolaget har vuxit, ingen äger kontorets vardag, och post, inköp, möteslogistik och praktiska frågor studsar runt tills någon säger: vi behöver en koordinator. Sedan går rekryteringen fort, för rollen känns enkel. Ett halvår senare är personen på väg ut, och alla undrar vad som gick fel. Oftast något av det här.

De fem klassiska misstagen

• Rollen beskrivs som lite av varje, och blir omöjlig att lyckas i eftersom ingen vet vad bra ser ut som
• Ni anställer en överkvalificerad person som lovas utveckling som aldrig kommer
• Ni anställer på trevlighet och missar att pröva struktur och uthållighet
• Rollen får ansvar utan befogenheter: ska hålla ordning på kontoret men får inte besluta om ett inköp
• Ingen chef äger rollen på riktigt, så koordinatorn får femtio uppdragsgivare och noll stöd

Skriv rollen innan du skriver annonsen

Boten mot det första misstaget är enkel men görs sällan: lista de tio vanligaste uppgifterna rollen ska äga, vem som lämnar över dem och vad som är utanför. Bestäm en inköpsbudget personen förfogar över utan att fråga. Utse en chef som håller regelbundna avstämningar. Det låter byråkratiskt för en liten roll, men det är tvärtom. Små roller utan ramar äts upp av allas förväntningar.

Rätt nivå av ambition

Misstag två förtjänar egen eftertanke. Många arbetsgivare lockas av kandidaten med akademisk examen och stora planer, med tanken att den kan växa hos oss. Om tillväxtresan är verklig, utmärkt. Men om rollen ser likadan ut om tre år har du rekryterat in en uppsägning. Var ärlig i intervjun: så här ser rollen ut, det här kan den utvecklas till, det här kan den inte bli. En kandidat som trivs med koordinering som hantverk, och sådana finns, är då rätt val framför den som ser rollen som en väntplats.

Pröva struktur konkret innan beslut. Ett enkelt scenario räcker: kontorsflytt om sex veckor, tre leverantörer, en budget och tjugo irriterade kollegor. Be kandidaten skissa sin plan på papper i tio minuter. Du får se prioriteringsförmåga, ordning och kommunikation i ett enda moment, och kandidaten får en realistisk bild av jobbet. Båda delarna minskar risken för en dyr felstart.

Rätt rekryterad blir kontorskoordinatorn den som får vardagen att gå ihop för alla andra. Det är värt en riktig process, även för en roll som ser enkel ut på pappret. Kanske särskilt då.