Så rekryterar du en registrator till offentlig sektor

Vad händer hos er när en begäran om allmän handling kommer in en fredag eftermiddag? Om svaret hänger på en enda person som kan allt, och den personen närmar sig pension, då är det här texten för dig. Registratorer är en av offentlig sektors mest kritiska och mest underskattade yrkesgrupper, och generationsskiftet är redan här.

Rollen har vuxit, kravprofilen ska hänga med

Dagens registrator hanterar långt mer än posthantering och diarieföring. Rollen omfattar bedömning av vad som är allmän handling, sekretessprövningens första led, e-arkiv och dokumenthanteringsplaner, ofta även stöd till handläggare som inte kan regelverket. Det är kvalificerat förvaltningsarbete med juridiska inslag. Skriv kravprofilen därefter: registratorsutbildning eller arkiv- och informationsvetenskap i grunden, kunskap om offentlighet och sekretess i praktiken, och vana vid ärendehanteringssystem.

Det här ska du pröva i urvalet

• Bedömningsförmåga: ge ett verkligt exempel på en inkommen handling och be kandidaten resonera om diarieföring och utlämnande
• Noggrannhet under tryck: hur hanterar de en stor begäran med kort tidsfrist?
• Servicekänsla: registratorn möter både allmänhet, journalister och stressade handläggare
• Integritet: förmågan att stå fast vid regelverket när en chef vill runda det
• Systemmognad: inte ett specifikt system, utan viljan att lära och förbättra

Frågan om integritet är inte teoretisk. Många registratorer kan berätta om tillfällen när verksamheten velat vänta med diarieföring av känsliga ärenden. Rätt kandidat beskriver hur den hanterat det lugnt och korrekt.

Var kandidaterna finns

Erfarna registratorer finns nästan uteslutande hos andra myndigheter, kommuner och regioner, och de flyttar sällan på sig utan skäl. Bredda därför sökningen åt två håll. Dels mot närliggande yrken: arkivarier, nämndsekreterare och kvalificerade administratörer med förvaltningsvana som kan växa in i rollen med rätt introduktion. Dels mot nyutexaminerade från registrators- och arkivutbildningarna, som är få men ofta förbisedda av arbetsgivare som kräver mångårig erfarenhet för roller som inte behöver det.

Och se över erbjudandet med ärliga ögon. Registratorer väljer arbetsgivare där funktionen respekteras: rimlig bemanning så att semester inte betyder kaos, en chef som förstår uppdraget, och möjlighet att utveckla informationshanteringen istället för att bara släcka bränder. Kan du visa det i annonsen och i intervjun har du ett försprång, för det är precis vad många av dem saknar där de är idag.