Så rekryterar du en vd-assistent som avlastar på riktigt

Hur många timmar i veckan lägger er vd på att flytta möten, boka resor och leta efter underlag som borde legat framme? Varje sådan timme är en timme som inte läggs på kunder, strategi eller medarbetare. En skicklig vd-assistent är därför inte en administrativ kostnad. Det är en av de mest lönsamma rekryteringar ett bolag kan göra, förutsatt att den görs rätt.

Rollen är förtroende, inte bokningar

Kalenderhantering kan många. Det som skiljer en utmärkt vd-assistent från en medioker är omdömet: att veta vilket möte som kan flyttas och vilket som aldrig får röras, att formulera ett svar i vd:ns namn med rätt ton, att hantera information som är känslig innan den ens är officiell. Assistenten ser styrelseunderlag, personalärenden och affärer i sin linda. Integritet är inte en egenskap på önskelistan. Den är själva grunden.

Pröva det som är svårt att fejka

• Ge ett prioriteringsscenario: tre personer kräver samma lucka i kalendern, vem får den och varför?
• Be kandidaten beskriva hur den hanterat en förtrolig uppgift utan att bryta förtroendet, även i intervjun
• Testa skriftlig kommunikation: ett kort svar till en styrelseledamot som vill flytta ett möte
• Fråga hur den säger nej till personer som är chefer över den själv
• Be om exempel på när den avvärjt ett problem innan vd ens hann se det

Lägg märke till kandidater som svarar diskret på den andra punkten. Den som villigt berättar om sin tidigare chefs känsliga ärenden i en intervju kommer att göra samma sak om er.

Kemin avgör, men strukturera bedömningen av den

Ingen roll är så beroende av personkemi med en enda människa. Vd och assistent kommunicerar hela dagarna, ofta i halva meningar. Därför ska vd:n träffa slutkandidaterna i en arbetsnära situation, inte bara på en artig lunch. Låt dem planera en fiktiv vecka tillsammans eller gå igenom en verklig kalenderkrock. Se sedan upp med fällan: att välja den som liknar vd:n mest. Det bästa paret är ofta olikt. En impulsiv vd behöver en strukturerad assistent, inte en medlöpare.

Kandidaterna finns oftare än du tror i angränsande roller: projektkoordinatorer, kontorsansvariga och administratörer som redan idag är den alla går till. De aktivt sökande är få, så räkna med att söka upp. Och kom ihåg att diskretion gäller åt båda håll: en vd-assistent som byter jobb gör det ogärna offentligt. En förtrolig, professionell process är ditt starkaste rekryteringsargument.