Executive assistant: var du hittar de bästa

Har du någonsin sett en riktigt skicklig executive assistant söka jobb via en platsannons? Det händer, men det är undantaget. De sitter nära makten, är djupt betrodda och vet exakt vad de är värda. När de byter arbetsgivare sker det oftast genom en förtrolig kontakt. Det är den viktigaste insikten för dig som ska rekrytera en: metoden avgör vilka kandidater du överhuvudtaget får se.

Här finns kandidaterna

• Hos ledningsgrupper i andra bolag, ofta i branscher med liknande tempo som ert
• I roller som styrelsekoordinator, chefsassistent eller ledningsstöd i större organisationer
• Bland projektkoordinatorer och kommunikatörer som redan idag är sin chefs högra hand utan titeln
• I professionella nätverk för assistentyrket, där erfarenheter och arbetsgivares rykte delas öppet

Den sista punkten är värd att stanna vid. Assistentvärlden är mindre än man tror, och arbetsgivare har rykten. En vd som slitit ut tre assistenter på fyra år är känd i nätverken långt innan rekryteringen startar. Det ryktet konkurrerar du med, eller vinner på, beroende på hur ni behandlat era tidigare assistenter.

Vad som får dem att lyssna

Erfarna executive assistants väljer chef mer än bolag. De frågar sig: är det här en ledare som delegerar på riktigt, eller en som detaljstyr och skyller ifrån sig? Får jag mandat att äga kalendern och säga nej i chefens namn, eller blir jag en förlängd inkorg? Finns respekt för rollen i ledningsgruppen? Ett erbjudande som svarar tydligt på detta väger tyngre än titel och förmåner. Var därför konkret redan i första kontakten: beskriv chefen ärligt, med kantigheter och allt. Kandidater på den här nivån genomskådar retuscherade beskrivningar och belönar ärlighet.

Diskretionen är halva processen

En executive assistant som visar sig söka nytt jobb skadar sitt viktigaste kapital: förtroendet hos nuvarande chef. Därför måste din process vara byggd för sekretess: inga breda annonser med bolagsnamn om rollen är känslig, intervjuer utanför kontoret eller digitalt, referenser först i slutskedet och aldrig utan kandidatens godkännande. Slarv med detta får de bästa att dra sig ur, tyst och utan förklaring.

Räkna alltså med uppsökande rekrytering, gärna via någon som redan har förtroende i de här nätverken. Och när du hittat rätt person: agera snabbt. De blir sällan tillgängliga två gånger.